¿Sabías que, aunque en América Latina y el Caribe 90% de las empresas tienen acceso de internet, una gran mayoría no la aprovecha para mejorar sus procesos de trabajo? Hace poco leí en un reporte del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que, por ejemplo, en Ecuador, México y Perú ¡menos del 20% de las empresas usan internet para la adquisición de insumos!
Por eso quiero proponerte que aprovechemos algunas de las herramientas tecnológicas de Xerox, para poder mejorar nuestra productividad, y lograr un crecimiento, no sé, como el de las empresas chinas que tuvieron una mejora de 16.4% gracias a la adopción digital1.
Mire lo que podemos hacer.
¿Podremos imprimir desde un dispositivo móvil? Claro que sí
Con cierta frecuencia tenemos la necesidad de imprimir documentos de manera remota y nuestras impresoras no permiten hacerlo. Tenemos que invertir tiempo en trasladarnos hasta donde está el equipo. Si utilizamos los multifuncionales Xerox, podremos imprimir desde cualquier dispositivo, incluso nuestros smartphones.
Además, vamos a poder aprovechar algunas de sus funciones y conectarnos a la nube para escanear documentos y compartirlos. Esto va a ser muy útil si pensamos en los compañeros que se encuentran fuera de la oficina o en nuestros clientes.
Trabajaremos desde la nube, con seguridad
¿Recuerdas aquella vez que llegaste tarde con el director porque no encontraban los documentos que ibas a presentar? Bueno pues hay una forma de organizar las actividades que hacemos todos los días, ¡sí!, las podemos automatizar y evitar que consuman nuestro tiempo y atención. Xerox tiene aplicación para eso.
Y, además, habrá mejor organización de los documentos porque con la digitalización, siempre estarán disponibles para los que estamos en la oficina y para quienes trabajan de forma remota de manera simultánea si utilizamos una herramienta como DocuShare.
Como ya te había mencionado antes, compartir estos documentos no será nada complicado con ayuda de dos utilísimas aplicaciones, ConnectKey y Scan with Print, la primera es para la impresión móvil, y la otra es para escanear documentos y enviarlos por correo electrónico o guardarlos en la nube.
¡Imagínate cuánto va a mejorar nuestro flujo de trabajo si nuestras actividades están integradas!
Vamos a mejora el manejo de documentos sin invertir más
Bueno, y seguro me preguntarás cómo es posible organizar todos los documentos que generamos cada día; las órdenes de compra, la entrada y salida de mercancía, las facturas, hasta las incidencias de recursos humanos.
Si adoptamos la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) de Xerox podemos hacerlo y de forma sencilla; cada documento tendrá una categoría que facilitará encontrarlo, si lo editamos en su formato digital, las actualizaciones estarán disponibles para todos los compañeros, no habrá necesidad de revisar en archiveros y darnos cuenta de que el papel que buscamos lo tiene alguien más.
Ya sé lo que vas a decirme, ¿y la seguridad? El ECM tiene funciones avanzadas para protegerlos de personas no autorizadas. Habrá autenticación y cifrado para evitar que los alteren.
Lograremos tener protección digital en un mundo interconectado
Esa es solo la primera de las muchas opciones de seguridad que podremos tener con Xerox para blindarnos contra amenazas cibernéticas. Cada uno de los equipos Xerox tienen funciones que van a garantizar la seguridad de nuestra información.
Ellos tienen un sistema de seguridad de confianza que va a prevenir que las USB que utilizamos sean un riesgo para nuestra red. De hecho, el uso de esos dispositivos será muy limitado si utilizamos correctamente la nube.
Ese sistema también hace una auditoria frecuente a la red de equipos para detectar posibles amenazas y prevenir que se conviertan en realidad. ¿Ya mencioné que Xerox no da soporte técnico para esta y las otras herramientas?
Cambiemos nuestros hábitos de impresión
Uno de los gastos más importantes que tenemos al final del mes es por la cantidad de documentos que imprimimos. Incrementan nuestros costos en insumos como papel, tóner y hasta en reparaciones de los equipos. Seamos más eficientes con nuestros recursos y sostenibles, eso le dará una mejor imagen a nuestra empresa.
Si contamos con Servicios Gestionados de Impresión vamos a lograr esos ahorros porque conoceremos qué áreas están imprimiendo más, podremos determinar qué documentos sí necesitan un respaldo físico y cuáles pueden quedarse en formato electrónico; esto, junto con la edición digital, hará que sólo la versión final se imprima y sólo si es necesario, por ejemplo.
Lo mejor: pondremos a la empresa en la vanguardia digital
Como puede ver, Xerox puede ser un socio invaluable para encontrar las soluciones adecuadas para nuestra empresa. Quizá nos ayuden a identificar otros procesos que podemos mejorar y que actualmente no los detectamos. El objetivo siempre será que trabajemos mejor y que seamos más competitivos. Entonces, ¿por qué no aprovechar su experiencia?
1 Hirs, Jorge; Vargas, Fernando. Prioridades para la digitalización empresarial en América Latina y el Caribe. Banco Interamericano de Desarrollo. Septiembre 2023
