La digitalización, el primer paso para una oficina sin papel

El salto de información desde formatos impresos (manuales, contratos, estados financieros periódicos) a plataformas digitales es un beneficio notable para la comunicación interna de una empresa, ya que podemos compartir datos a muchas más personas en tiempo real. Sin embargo, más allá de un cambio en flujos de trabajo más eficientes, la digitalización puede ser un pilar para fortalecer las prácticas sustentables.

La oficina sin papel es un objetivo que cada día más empresas, corporativos y nuevos negocios buscan implementar debido a que es un proceso versátil que conjuga la seguridad, el ahorro de espacio y el cambio de actividades respetando al medio ambiente. Con esta alternativa la información puede superar el desgaste del tiempo y la necesidad de sacar montones de copias que al final terminan en bodegas o en el desperdicio. La digitalización pone a disposición una apropiada gobernanza de documentos en papel para que se genere la demanda exacta que necesita una empresa, ni más ni menos de lo requerido.

Cualquier cambio en el proceso comercial hacia una sostenibilidad empresarial tomará tiempo y requerirá un cambio gradual en la cultura de la empresa. Por esta razón, Xerox ha promovido una herramienta interna que ayuda a calcular el impacto ambiental por el uso indiscriminado de papel, es decir, nos brinda información sobre la cantidad de árboles procesados para tener un paquete de papel; sin duda una medida que llega a concientizar al personal interno.

La sostenibilidad empresarial

Decimos que una empresa sustentable es aquella que alcanza un equilibrio entre valor económico, social y medioambiental. Lo anterior se puede demostrar cuando procesos ya están apegados a generar valor a medio y largo plazo en contribuciones positivas para el desarrollo social y medioambiental de su zona de influencia. Por esta razón, al digitalizar los documentos y utilizar los servicios de gestión documental consiguen, no solo un importante ahorro de costes, sino también un uso eficiente de los recursos digitales con el cruce, enriquecimiento de datos y disminución de papel.

¿Cuáles son los pasos a seguir para reducir el uso del papel en tu oficina?

  • Elige una estrategia y qué vale la pena digitalizar: Existen algunos impresos que no necesariamente necesitan estar en físico, por lo que podemos delimitar estos archivos para que los procesos de fiscales o de facturación estén apegados a requerimientos
  • Dónde vas a almacenar la información: Si ya has decidido que tus archivos físicos ahora se convertirán en archivos digitales, la pregunta es ¿dónde almacenarás esos archivos digitales? La digitalización brinda diferentes opciones para salvaguardar tanto guardarán en una red interna o en la nube.
  • Familiarizarse con herramientas digitales: Procura que los colaboradores conozcan las herramientas de gestión documental que ayudan a administrar, clasificar y guardar documentos con todas a las medidas de seguridad necesarias.

 

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