3 temas fundamentales a considerar antes de organizar un evento para clientes

Escrito por mparker.

Un atleta entrena duro para la competencia

Entrenan, se alimentan bien, estudian el entorno donde competirán y su campo de juego. No dejan nada a la suerte.

La preparación para un evento con clientes funciona de la misma forma. En mi artículo pasado, abordé tres áreas estratégicas en las que es importante concentrarse a la hora de planear un evento para clientes. En este artículo quiero enfocarme en tres tareas críticas una vez distribuidas las invitaciones.

Es tentador pensar que una vez que empiezan a llegar las confirmaciones de asistencia, ya todo está listo para llevar a cabo el evento, sin embargo, hay muchas acciones que se pueden tomar después de la distribución, acciones que garantizarán el éxito de la ocasión. A continuación el primer paso.

Distribuya comunicados y avances previos al evento

No todas las personas que aceptan realmente acuden al evento. Siempre hay situaciones de último momento, no falta a quien se le olvide que confirmó y detalles por el estilo. Por lo anterior es importante irles recordando del evento, resaltando la fecha, y este contacto sirve para irlos animando a que no falten.

La mejor forma de lograrlo es enviar información en la que se les recuerda el motivo exacto por el cual no se deben perder el suceso. Vale la pena recalcarles que tendrán oportunidades de networking y contacto con otras personas y también sirve adelantarles lo que aprenderán del evento. Otra posibilidad cuando se presenta algún ponente especial es enviar un breve video o posiblemente un extracto de su contenido que se pueda compartir previo al evento. Cuando se mandan comunicados en antelación al evento, no hay motivo para limitarse a textos escritos, también pueden enviarse otros medios.

Envíos de información previa al evento

Aunque esta idea se parezca a la anterior, más bien detalla una oportunidad diferente. Al hablar de información previa, nos referimos a compartirles a los participantes datos prácticos.

Querrán conocer detalles como por ejemplo, si hay estacionamiento disponible o transporte público para saber cómo llegar a tiempo y fácilmente. Otra información de utilidad es avisarles del código de vestir que se espera, si se servirá comida y qué tipo. Así, tendrán más oportunidad de concentrarse en los temas y los ponentes, no en estos detalles que le restan su atención.

Ahora, hay que destacar que no solamente es necesario pensar en los clientes… hay otros participantes que también se deben tomar en cuenta.

Briefing al equipo de ventas

Otro punto a resaltar es que es importante avisar al equipo de ventas exactamente cuáles son las expectativas sobre ellos y las ganancias del evento. ¿Necesita compartirles ciertos puntos clave de conversación para que los aprovechen durante el encuentro? ¿Podría asignar a un vendedor para que atienda a un cierto grupo de clientes invitados? ¿Habrá algo con lo que puedan ir persuadiendo a un nuevo prospecto?

Este nivel de detalle causará una buena impresión en el cliente y aumentará las posibilidades de éxito del evento.

Una vez en marcha el evento, no termina la actividad

En mi siguiente colaboración hablaré acerca de las actividades posteriores a un evento y la importancia de manejar ese aspecto también. Siempre habrán quienes consideren que estas actividades salen sobrando.

¿Acaso es necesario dedicarle todo este nivel de organización?

Algo importante es recordar que un evento es una gran oportunidad para entablar un diálogo con prospectos importantes y clientes durante un buen lapso de tiempo. También es una oportunidad para impresionarlos, para dejarles una buena impresión que dure e impacte mucho después de concluido el evento. Abre las puertas a persuadirlos a contemplar a su organización como un socio verdadero que entiende sus negocios, no solamente como proveedor.

Por este motivo es importante prepararse a fondo para un evento con clientes, tal y como un atleta se prepara para competir.

 

Nota: Este artículo fue publicado originalmente en el blog Digital Printing Hot Spot de Xerox. Para leer el artículo original accede aquí.

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