Cada año las empresas incrementan el presupuesto dedicado a prevenir ciberataques dentro de los sistemas de seguridad hay un área a la que no necesariamente se presta atención y que los ciberdelincuentes pueden aprovechar como punto de entrada para la comisión de fraudes: las impresoras.
No debemos olvidar que cuando imprimimos, escaneamos o copiamos un documento, lo mandamos a un equipo conectado a una red que puede estar en riesgo de ser hackeada, como sucede con las computadoras o con dispositivos móviles.
De acuerdo con la encuesta realizada por Quocirca, Print Security 2022, un 70% de las grandes y medianas empresas planeaban aumentar su seguridad de impresión en los siguientes 12 meses.
Este tipo de factores deben tomarse en cuenta al momento de elegir los equipos multifuncionales, para evitar comprometer la integridad de nuestra red de impresión digital y la información confidencial de la compañÃa; y también al elegir un proveedor de servicios de impresión gestionada que garantice una vigilancia y actualización constante de las medidas de seguridad para detectar puntos vulnerables.
Vale la pena mencionar que la herramienta de Xerox ConnectKey tiene una serie de funciones de seguridad avanzadas en sociedad con McAfee y Cisco
Consejos para una impresión segura.
Ahora bien, aunque el área de tecnologÃa es la principal responsable de la protección de la red, los usuarios cotidianos también podemos contribuir a evitar percances si seguimos algunas sencillas medidas para eliminar factores de riesgo.
Consejo 1: Uso de contraseñas.
Olvidar recoger un documento que mandamos a imprimir es más común de lo que crees. Esta es la forma más sencilla para que la información esté al alcance de cualquier persona. Para evitar estos incidentes, hay multifuncionales que permiten asignar una contraseña o PIN al trabajo de impresión.
De esta manera el responsable del documento será el único capaz de liberarlo.
Consejo 2: ‘Tritura’ la información.
Otro consejo práctico es habilitar la función sobreescritura de imágenes que tienen algunos dispositivos. Esta permite que después de realizado el trabajo de impresión se eliminen los datos almacenados en su disco duro, como parte de sus procesos de rutina.
Consejo 3 Limitar el acceso a la red de impresión.
Es conveniente establecer una autenticación adecuada para la red de impresión aunque eso signifique limitar el acceso a algunos usuarios. Además, el equipo de tecnologÃa tendrá mejor control sobre los inicios de sesión, la cantidad de trabajos realizados y persona que los autoriza. Un beneficio adicional es que se podrá mejorar el uso de recursos como papel y tóner.
En 2022 Xerox ayudó a que la Universidad del Distrito de Columbia (UDC) de Estados Unidos redujera más de 80% los excesos de impresión. Tres años antes, también al apoyo de Xerox, la ciudad de Nueva York disminuyó el equipo de impresión en 51%, aumento su tiempo de funcionamiento al 99% y logró ahorrar 58 millones de dólares.
Consejo 4 Protege tu configuración.
Muchos multifuncionales imprimen un reporte de configuración cada vez que se reinician. Asegúrate que el documento esté bajo resguardo pues contiene detalles como la versión del software, del firmware, o la dirección IP de tu equipo. Toda esa información es útil para solucionar problemas técnicos pero en las manos equivocadas constituye un riesgo para tu empresa.
Otras alternativas de seguridad en impresión.
Además de las funciones que ya mencionamos, Xerox ofrece diversas herramientas para reforzar la seguridad de los documentos que imprimes.
La Xerox Workplace Suite facilita la gestión de la impresión, ya sea que la información se envÃe desde dentro de las mismas instalaciones o también de manera remota. El software FreeFlow, por ejemplo, permite agregar efectos de imagen especiales para evitar el fraude en trabajos estáticos.
