Después de haber ayudado a varias empresas que van desde el banco privado más antiguo de Argentina hasta pequeñas y medianas como fabricantes de muebles o empresas familiares, Xerox ha redefinido la forma de interactuar con el contenido, de archiveros físicos a digitales.
Mientras muchos de nosotros seguimos trabajando desde casa, nuestras oficinas no están deshabitadas pues en varias de ellas siguen hospedados miles de documentos, apilados y almacenados en cajones o bodegas lo cual hace más complicado el acceso a la información para todos los colaboradores.
Pasar de un archivero de documentos físico a uno digital es solamente el comienzo hacia la optimización sobre todo en un momento como el que vivimos en el que se ha redefinido la forma de trabajar y la transformación digital no es una opción si no la forma de prevalecer.
A continuación te explicamos en tres pasos cómo lograr que los documentos de tu empresa sean más accesibles y pasen de estar en una carpeta de plástico a una en la nube.
1.- Antes de empezar a digitalizar, debes asegurarte que los documentos o formularios estén almacenados de forma segura. Todos los espacios físicos son vulnerables a eventos externos como inundaciones, incendios y terremotos, lo que significa que es necesario tenerlos resguardados de una manera en la que no se dañen para irlos digitalizando poco a poco.
2.- Prioriza los documentos que vas a digitalizar de acuerdo a la información, contestando a las siguientes preguntas:
- ¿Los documentos almacenados son relevantes? Si la respuesta es no, evalúa destruirlos así disminuirás las horas invertidas.
- ¿Cuáles son los que más se utilizan, por el mayor número de personas?
- ¿Cuáles son los que más peligro corren estando solo en impreso?
3.- Designa a una persona para esta labor. Gracias a la tecnología de Xerox de captura y contenido un equipo de personas pueden dedicarse a esta tarea, de tal manera que se logre digitalizar toda la información en corto tiempo.
En conclusión los archiveros digitales automatizan tareas repetitivas, facilitan la captura de la información y la hacen más accesible y segura. Xerox cuenta con múltiples soluciones para empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. Encuentra la ideal acorde a tus necesidades..
