El pasado 15 de junio se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Archivos, que entre sus 10 objetivos destacan el segundo, tercero, cuarto y quinto, que parecieran son los fundamentales para su correcta implementación y puesta en marcha:
- Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, para que se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea de interés público.
- Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional de México.
- Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados.
- Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía.
Una de las cosas que la Ley deja en claro es la definición, antes mencionada, de “sujetos obligados”, donde se refiere a cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público.
De tal manera que, de acuerdo con la Ley, todos quienes tengan tratos con cualquiera de los tres niveles de gobierno deberán acatar sus lineamientos para lo cual se requerirán sistemas de administración de documentos en diversos tamaños, complejidades y que sean accesibles en costo, precio y accesibilidad en cualquier tamaño para todo tipo de empresas, organismos o personas que tengan que hacer trámites de cualquier tipo.
La Ley establece que entrará en vigor un año después de su publicación, hay quienes, que debido a las bondades que ofrece la tecnología ya cuentan con sistemas que serán compatibles con los requerimientos que están en la Ley, otros quienes solo se adecuarán o actualizarán, unos más, deberán implementar desde cero sus procesos de manejo de documentos, donde incluirán procedimientos, conectividad, sistema de gestión, almacenamiento, dispositivos de digitalización, seguridad y accesibilidad.
Esta Ley será la base para la transparencia y fácil acceso a la información de gobierno y de documentos históricos, para lo cual Xerox tiene todas las soluciones de punto a punto para resolver las necesidades de los “sujetos obligados” en cualquier fase que se encuentren para estar acordes con la Ley.
