Por Hiram Enríquez, Fundador y Presidente de Content Mist en colaboración especial para Xerox.

El mundo de la impresión y la administración de documentos está experimentando cambios radicales con el avance de las tecnologías en diversas ramas que impactan al mundo empresarial.  Se ha puesto en marcha un proceso de transformación hacia lo digital con fuertes implicaciones para los negocios. En la mayoría de los casos, se busca el desarrollo de herramientas que potencialicen la productividad y el ahorro.

Es por eso que, recientemente conversamos con expertos en el tema en un encuentro virtual propiciado por Xerox. Parecería contradictorio que una empresa conocida sobre todo por sus equipos y sistemas de impresión se enfoque en lo que sería, en última instancia, un ambiente en el que se imprima menos.  De hecho, su estrategia se puede resumir en tres fases:

Al profundizar en esa visión, vemos que se trata de proyectarse hacia el futuro para incorporar los avances que sin duda ya están permeando el sector del manejo de documentos mas allá de la impresión.  Es un ecosistema que incluye ahora consideraciones en áreas tan variadas como la de las tecnologías móviles, la nube de datos, la llamada “Internet of Things” o IoT, y hasta la inteligencia artificial.

¿Qué implica todo esto para las pequeñas y medianas empresas? ¿Cuáles son las inversiones y cambios necesarios?  Estas son cinco conclusiones del encuentro virtual que te pueden ayudar a ponerte al día en el tema:

1- Se necesita un cambio de mentalidad

Históricamente, las empresas no han visto la impresión y administración de documentos como algo estratégico, sino operacional.  Muchas veces no tienen idea qué pasa después de comprar sus equipos de impresión, pero ahora ya se están dando cuenta que no es sólo un tema de tecnología, sino que involucra a todos los departamentos.

Javier Obregón, Gerente de MPS de Xerox para Mercados Emergentes, comenta que a pesar de que algunas empresas ya han implementado algunos flujos de trabajo digitales dentro de sus labores diarias, el 47% todavía utiliza procesos que están basados en documentos físicos. Otro 21% tienen flujos digitales solamente para determinados procesos específicos. Esta dependencia del papel, además de generar costos y un impacto ambiental, también produce situaciones en las que los documentos se pierden o terminan en lugares donde no deben estar, con las consiguientes implicaciones de seguridad.

2- El centro del análisis debe ser el proceso, no el documento

Ese es el foco de la metodología de trabajo que empresas como Xerox desarrollan con sus clientes para llevarlos de la mano en la innovación y transformación digital bajo el concepto de Servicios de Impresión Gestionados (MPS, por sus siglas en inglés).  Se trata de basarse en un análisis profundo de la empresa para planificar una estrategia que elimine ineficiencias, optimizar e integrar los flujos de trabajos y simplificarlos para lograr mayor productividad.

Es importante para las empresas encontrar un socio con experiencia que les permita trazar una estrategia y acompañarlos en este camino digital. Se entiende por MPS algo mucho más allá de un contrato donde un tercero se hace cargo de equipos, consumibles y servicio.  Según explica Obregón, un verdadero MPS evalúa la voz del entorno, la voz del proceso y la más importante, la voz del cliente para poder diseñar un sistema optimizado que se acople a planes presentes y futuros de las empresas.

3- Mirar al futuro

La implementación de un MPS ofrece visibilidad de los costos y control para anticiparnos en los gastos. Hace posible que el personal invierta menos tiempo en los procesos manuales y dedique más tiempo a atender su negocio.  Estos son resultados en el corto plazo, pero también las organizaciones tienen que tomar en cuenta los factores que en el futuro van a impactar su negocio, ya sean externos o internos.

Los sistemas de manejo de documentos tienen que ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a la situación de la empresa en cada etapa y para escalar a medida que el negocio cambia o crece.

Para Jay Gumbiner, vicepresidente de la firma IDC para América Latina, hay que mirar esta situación no simplemente como administración y control de documentos sino como los mecanismos para compartir información dentro y fuera de la empresa.  Agrega que en América Latina muchas empresas todavía están en la etapa inicial de la transformación digital por lo que es necesario un proceso de educación.

4- La seguridad es un factor clave

Cuando se habla de impresión, muchos no piensan en seguridad. En un reciente estudio de IDC con 200 empresas latinoamericanas sobre sus prioridades en términos de impresión y manejo de documentos, el tema central fue el de los costos, y muy pocos mencionanron el tema de la seguridad, asegura Gumbiner.

Los equipos digitales de impresión pueden ser el punto más débil para que alguien acceda a la información de nuestra red empresarial.

De igual forma, no sólo se trata de la protección frenta a amenazas externas sino también de cómo se comparten los contenidos e impresiones al interior de las empresas, es decir, que sólo las personas apropiadas tengan acceso a la información adecuada.

5- Considerar el impacto ambiental

Dependemos aún mucho del papel.  Los estudios indican que un 50% de las impresiones que se hacen terminan en la basura y el 20% ni siquiera se recoge de la impresora. Además de la obvia consecuencia en cuanto al mal uso de los recursos de la empresa, imaginen simplemente el impacto en materia de árboles. Sin duda, se trata de una consideración no sólo económica sino también global.

Para ver la sesión conducida por Hiram en su totalidad, da click aquí.

Hiram Enriquez es un reconocido periodista, escritor, conferencista y, un pionero de la disciplina del “content marketing” como fundador de Mist | The Content Cloud. En su carrera combina sólidos antecedentes en la gestión de medios y la creación de productos y contenidos digitales con una pasión extraordinaria por las nuevas tecnologías y los estilos de vida digitales. Es un experimentado estratega con iniciativas enfocadas en Estados Unidos y América Latina. Además, cuenta con una Licenciatura en Periodismo por la Universidad de la Habana, y una Maestría en Estudios de Comunicación de la Universidad Estatal de Georgia.