La transformación digital en las empresas puede crear confusión, las creencias más comunes radican en pensar que con tener presencia en redes sociales, invertir en mercadotecnia digital o implementar un sistema CRM ya se cuenta con una estrategia digital.

La verdadera transformación digital radica en concebir un mundo en el que las personas, procesos y tecnologías se combinen para optimizar los flujos de trabajo.

De acuerdo con el estudio “Digitalización en el trabajo”, realizado por Xerox entre líderes de IT, muchas empresas siguen sin materializar sus ambiciones digitales y pocas saben que una forma de comenzar es a través de la digitalización y análisis de documentos.

Para ilustrar mejor la idea anterior, a continuación cito cinco casos en los que el análisis digital ayuda a que el trabajo fluya de una mejor forma:

  1. El historial médico electrónico hace que resulte más fácil salvar vidas.
  2. Los helicópteros pueden permanecer en el aire gracias a la accesibilidad instantánea de los documentos digitalizados.
  3. El software inteligente para centros de atención telefónica facilita el trabajo diario al proporcionar las respuestas que se necesitan.
  4. Las instituciones financieras pueden garantizar la integridad de la información de los datos que están en papel y agilizar su captura.
  5. En transporte y logística, se puede tener control sobre los siniestros registrados para agilizar los trámites correspondientes.

Sin embargo, a pesar de que las empresas desean un futuro digital más ágil, en su presente siguen sin romper la brecha entre el papel y lo digital, la falta de infraestructura de documentos y no contar con las herramientas de software adecuadas, son los principales obstáculos a los que se enfrentan.

Durante la realización del estudio antes mencionado, una de las principales sorpresas con la que nos encontramos fue con que muchas empresas si digitalizan sus documentos pero sin que estén disponibles los datos para ser analizados.

Antes de comenzar a optimizar es importante evaluar la información para que con base en ella, se pueda adoptar la solución que mejor se acomode a las necesidades de cada empresa y de esta forma realizar una evaluación sensata del uso del papel y del flujo de documentos.

Llevar a nuestra empresa a la era digital es más sencillo de lo que podría parecer, el ciclo comienza al detectar necesidades para incorporarlas al ecosistema tecnológico y de este modo procesar, interactuar y utilizar la información digital a nuestro favor para obtener resultados y crecer.