Por Yadira Suarez, Enterprise Solutions Programs Manager, XDG

Las organizaciones tienen cientos, tal vez miles de procesos. Sin embargo, disponen de recursos limitados que impiden que el paso a la transformación digital sea rápido y continúo, y por consecuencia, los procesos de cada empresa suelen ser los mismos sin que haya un progreso hacia la productividad, la automatización de los flujos de trabajo y el uso de herramientas tecnológicas.

La transformación digital debe ser una prioridad para las empresas

En la llamada era digital, trabajar sustentados en la transformación digital e innovación tecnológica es una prioridad para cualquier empresa, para estar a la altura de las exigencias del mercado, estar bien posicionados frente a la competencia, y, sobre todo, ser capaces de adoptar las nuevas herramientas tecnológicas que los trabajadores aportan a las organizaciones para llevar a cabo sus tareas diarias.

Pues de acuerdo con datos de IDC, para el 2018 al menos el 20% de todos los trabajadores utilizarán tecnologías de asistencia automatizadas para la toma de decisiones y el desarrollo de su trabajo. Ante este panorama, las empresas de todos los tamaños deben orientarse en crear productos, experiencias y procesos laborales desde lo digital.

En palabras del vicepresidente de automatización de procesos de trabajo en Large Enterprise Operations Xerox, “la automatización de los procesos de trabajo se interrelacionará cada vez más con áreas clave como el Internet de las cosas (IoT), la movilidad, el análisis de datos o el crowdsourcing.”

La recomendación es iniciar procesos de transformación digital por áreas. A continuación se enlistan los cuatro pasos que toda empresa debe seguir para iniciar el camino hacia lo digital y para automatizar los procesos de trabajo.

1. Identificar posibles candidatos al cambio:  Uno de los principales candidatos con mayor posibilidad de cambio son los procesos basados en papel. A través de la automatización del escaneo y flujos de trabajo de documentos, el tiempo de búsqueda, análisis y procesamiento de la información reducirá el error humano y habrá una mejor administración de archivos. El análisis de datos es una forma rápida y precisa de hacer esto. Sin embargo, los estudios indican que las empresas disponen de herramientas de análisis que no están utilizando, lo cual es un error, si se tiene en cuenta la información que estas herramientas pueden proporcionar.

Si su empresa aún no dispone de las herramientas de evaluación adecuadas, hable con los expertos, pues en pocos muy días podrá ver resultados impresionantes con las herramientas adecuadas.

2. Elija el mejor objetivo de prueba: De los procesos identificados, elija uno que pueda ser fácilmente automatizado o digitalizado y que implique un nulo rediseño en los sistemas existentes. De este modo, obtendrá resultados en muy poco tiempo. Los expertos afirman que la transformación hacia lo digital debe ser de manera audaz sin modificar mucho los engranes fundamentales de cualquier proceso, pues el uso de un software adecuado permitirá una comunicación fluida y eficaz en los sistemas existentes.

3. Implemente: Tomar siempre en cuenta a todos los integrantes de la organización, puesto que son ellos quienes conocen a detalle cada proceso y sistema, y quienes también son los encargados de implementar los nuevos cambios, por ello, es fundamental poner a los usuarios del proceso en el centro del trabajo en cada paso de la transformación. Por ello, recomendamos lo siguiente:

A) Organice un taller de debate para esquematizar el proceso existente.

B) Describa el estado futuro y el esquema del proceso. Especifique los costos y los resultados cuantificables esperados.

C) Desarrolle y pruebe una solución. Gestione el cambio (preste asistencia a los afectados, establezca nuevas prioridades y roles).

D) Implemente la solución.

4.  Repita. Si lo ha hecho correctamente, las ventajas serán más que evidentes y tendrá́ un método flexible y reutilizable y una solución que aplicar a otros procesos.  El beneficio de cada repetición será aún mayor.

Merece la pena repetir los resultados que suelen observarse al implementar una exitosa transformación:

Duplicación de la productividad de los empleados.

Disminución de los tiempos de respuesta.

Un 80 % menos de errores y una mejor detección y solución de los errores.

Ahorro económicos en tiempos de producción y en gastos innecesarios.

Cuando el trabajo se hace con mayor simplicidad, las personas son más productivas y están más satisfechas con lo que realizan, esto es, dedican más tiempo a cosas más importantes y en las que son expertos para dejar de lado los pequeños detalles que consumen tiempo y dinero. Como consecuencia, habrá clientes más satisfechos con resultados inmediatos.

Creemos que las empresas prosperan cuando las personas, procesos y tecnología se combinan para mejorar la forma de trabajar. Eso es transformación digital: una nueva manera de re imaginar los procesos y pensar en nuevos servicios internos y para los clientes.