La tendencia de la digitalización de procesos dentro de las empresas continúa en aumento, sin embargo, en algunos casos, el manejo de documentos impresos todavía es un factor importante en el flujo de trabajo.
¿Cuáles son las mejores prácticas para utilizar una impresora multifuncional?
Ya sea por razones económicas, productivas o medioambientales, es necesario tener un uso correcto de tus impresoras multifuncionales. Con estas recomendaciones pronto notarás cómo el flujo de trabajo mejora en tu oficina:
- Monitorea el uso de tus impresoras. Esto te permitirá saber si gasta o no mucho papel, qué área o empleado imprime más y si todas esas impresiones son necesarias.
- Política de impresión. Una vez que entiendas los hábitos de impresión podrás gestionarlos, determinar qué documentos deben manejarse exclusivamente en formato digital, controlar las impresiones de color.
Una política de impresión adecuada te permite hacer más con menos energía lo que reduce tu huella de carbono. La sostenibilidad funciona.
- Uso de consumibles. Una vez que establezcas la política de impresión, podrás controlar los gastos de materiales como el papel y el tóner. Para que tu equipo funcione mejor utiliza siempre productos originales.
- No tires los cartuchos de tóner. Revísalos antes, con frecuencia los equipos alertan sobre niveles bajos de tóner cuando todavía están al 25% de su capacidad. Infórmate si el proveedor tiene un programa para disponer de los cartuchos vacíos.
- Usa algún servicio de gestión de impresión (MPS). Recurrir a un proveedor de estos servicios permitirá que tu equipo de trabajo se enfoque en la productividad mientras otros solucionan los asuntos relacionados con tu red de multifuncionales.
Xerox tiene las soluciones que necesitas para tu política de impresión
Tenemos una serie de herramientas que te servirán para aprovechar de manera más eficiente tus impresoras. Por ejemplo, nuestra plataforma Workplace te permite reducir esas impresiones que se quedan sin atender en tu equipo y que eventualmente terminan en el bote de basura. Además, refuerza tu seguridad para que los hackers no sean una amenaza.
Para el gasto en papel, Xerox® DocuShare® y las aplicaciones de ConnectKey® automatizan el proceso de digitalización para que tus colaboradores accedan fácil y rápido a la información que necesitan para colaborar, reduciendo los procesos que requieran imprimir documentos.
También es posible llevar a cabo un seguimiento de los resultados de tu nueva política de impresión con Print Awareness Tool, donde podrás ver cuánto ahorras mes con mes en recursos como papel y tóner para que puedas optimizar el uso de tus multifuncionales.
Además de ayudarte a administrar de manera más inteligente tu sistema de impresión, las herramientas y los multifuncionales contribuyen a la sostenibilidad del planeta, pues cuentan con certificaciones medioambientales y ayudan a reducir el desperdicio de insumos.
