¿La cura para el problema del papeleo en el sector salud?

En el campo de la medicina, donde el tiempo es esencial, el papeleo a menudo se interpone en el camino de los médicos que intentan ofrecer el más alto nivel de atención.

Según un informe de la Asociación Estadounidense de Hospitales, algunos especialistas de salud dedican tanto tiempo a hacer trámites como a atender pacientes.

En el State Senior Healthcare del Reino Unido, los miembros del personal que realizaban evaluaciones en el hogar con frecuencia se encontraban con obstáculos por el papeleo que tenían en el trabajo. Después de registrar sus observaciones en formularios de papel, los evaluadores digitalizaban sus datos a mano.  La mayor parte del día se encontraban de viaje y por lo general no tenían acceso a Internet hasta que regresaban a la oficina. De ahí que, todos los días, los evaluadores se quedaban hasta tarde para ingresar información de su papeleo.

Comúnmente los médicos y asesores que se acercan a Xerox siguen una tendencia.  Pierden horas lidiando con el papeleo en lugar de acudir a citas. En otro estudio de Annals of Internal Medicine, los médicos dijeron que dedicaban casi el doble de tiempo a luchar contra el papeleo que al cuidado de sus pacientes.

Ahora, la pandemia de COVID-19 está agravando el problema. El impulso a la digitalización se ha acelerado, y the Cures Act, legislación destinada a acelerar el desarrollo farmacéutico, también incluye una disposición que dice que los pacientes deben poder acceder a sus registros médicos electrónicamente de forma gratuita. La transición hacia el futuro de los registros digitales de la atención médica se ha convertido en una carrera para lograr este objetivo, y muchos especialistas están en pánico. Pero con el tipo correcto de automatización, su cambio electrónico puede volverse más fluido, eficiente y sin estrés.

Automatización en la oficina del médico

La automatización resolvió la crisis del tiempo para el grupo State Senior Healthcare. Antes que incursionara por la nueva tecnología, los asesores trabajaron habitualmente muchas horas, luchando contra el papeleo. Xerox analizó los problemas del proveedor y propuso una solución personalizada. Esa fue la tecnología de Inteligencia Automatizada de Xerox. Con esta herramienta, los trabajadores que realizaban visitas domiciliarias completaban archivos PDF con información del paciente, incluso sin acceso a Internet.

Una vez que regresaban a la oficina, los evaluadores enviaban los formularios por correo electrónico a su cuenta. Esta tecnología de Xerox ingresaba los datos por ellos mientras mantenían segura la información del paciente, eso generó más tiempo para la atención directa del paciente y significó menos noches mirando las pantallas de computadora o pilas de papel para mantenerse al día.

Las herramientas de automatización son clave para convertir los procesos manuales que requieren mucho papel en procesos digitales rápidos, optimizados, compatibles y seguros. Estas tecnologías organizan, escanean, clasifican y almacenan automáticamente los registros de los pacientes en un lugar conveniente. Esto conlleva a que los médicos puedan ayudar a reducir la información perdida o ingresada incorrectamente asociada con la entrada manual y disminuir la cantidad de formularios en papel redundantes que contienen información duplicada.

A medida que la atención médica se convierte en híbrida, con médicos que mantienen oficinas y extienden sus servicios a través de la telesalud, las preocupaciones por la privacidad añaden aún más complicaciones a la relación entre el paciente y el especialista en salud. Muchas oficinas no tienen software de intercambio de archivos compatible con HIPAA, lo que significa que muchos clientes solo pueden obtener sus registros e información vital en persona.

Xerox lleva la seguridad un paso más allá, el software de intercambio de archivos de atención médica especializado puede ayudar a los consultorios médicos a mantener la información más segura. Con Xerox DocuShare, por ejemplo, el personal puede compartir archivos rápidamente, incluyendo registros confidenciales, debido a que la información de cada paciente permanecerá privada.

Digitalizar rápidamente la atención médica

Transformar los montones de hojas en los consultorios médicos hace más que agilizar el trabajo: también genera un ambiente menos estresante Los espacios desordenados pueden aumentar los niveles de ansiedad e impactar negativamente en la concentración, y el sueño afectando la calidad de la atención al paciente según Harvard Business Review.

Incluso para los especialistas que conocen todo eso, dar el salto a nuevos servicios digitales generalmente requiere mucho trabajo y tiempo, otra cosa que escasea en el campo médico. Sin la tecnología adecuada, digitalizar las montañas de papel de cualquier proveedor podría llevar meses o, en el caso de los hospitales, años. Pero esto ya no es necesario.

Con la ayuda de Xerox, el Imperial College Healthcare NHS Trust en Londres, digitalizó 30.000 registros en menos de seis meses. Xerox creó una hoja de ruta personalizada de papel a digital. Mediante la automatización y otras tecnologías de la información digital, Xerox agilizó la carga de trabajo de digitalización. La digitalización despejó casi 6,000 pies cuadrados de espacio para uso clínico. Lo que liberó al personal médico, en varios niveles, para hacer otro tipo de trabajo y evitar un agujero negro de la administración.

“Nuestro personal clínico realmente ha empezado a trabajar de forma completamente digital”, dijo Linda Watts, gerente del programa GDE y jefa de registros de salud en Imperial College Healthcare NHS Trust. “También estamos utilizando los registros escaneados para brindar a los pacientes un mejor acceso a sus propios registros”.

La digitalización en sector salud es un beneficio mutuo para proveedores y pacientes. Durante los próximos años, será algo que nos hará sentir un poco mejor a todos.

*Este es un contenido de marca publicado originalmente en Estados Unidos por The Verge

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