¿Qué esperar de la infraestructura de servicios de gestión documental?

Por Gary Tammaro, Vicepresidente Senior de Global Delivery y Servicios de Gestión Documental de Xerox. 

Gary Tammaro

En algún momento, su empresa puede necesitar a un proveedor de Servicios Administrados de Impresión. Quizás sea su proveedor actual o alguien nuevo, o tal vez usted sea nuevo en MPS. La calidad de su experiencia con los servicios administrados depende de la infraestructura que los acompaña. Incluso una comprensión básica de la infraestructura de estos servicios lo beneficiará a usted dándole un mejor panorama base para evaluar a los proveedores de MPS. ¿Qué ofrece el proveedor de estos servicios detrás de escena?

Los dispositivos son más inteligentes y útiles.

A nivel empresarial, la prestación de servicios va más allá de lo básico rápidamente. La infraestructura de MPS está centrada más que nunca en el usuario e inteligencia del negocio. Los dispositivos son asistentes de lugar de trabajo, y el diseño, la conectividad y las plataformas detrás de las impresoras y multifuncionales actuales y su infraestructura que los soporta han establecido nuevos estándares.

¿Por qué eso importa? Hay muchas buenas razones para mantener la flota de dispositivos en funcionamiento:

  • El tiempo de inactividad del sistema perjudica la productividad.
  • Los costos de impresión y escaneo no controlados impactan y crean riesgos de seguridad.
  • Los objetivos de sostenibilidad obtienen más adeptos, no son más una moda.
  • Se mantiene abierto el acceso digital al flujo de trabajo de negocios y los sistemas.

Herramientas para el trabajo

La infraestructura de MPS requiere un conjunto de herramientas integrado y en gran medida automatizado para la administración de dispositivos, suministros y servicios. Espere que su proveedor ofrezca una línea base de:

  • Gestión e integración de servicios de terceros
  • Sistema de gestión de ayuda
  • Opción para integrarse con sistemas de tickets basados ​​en el cliente
  • Manejo proactivo de suministros (tóner y otros insumos)
  • Registro y auditoría de transacciones
  • Registro y resolución de problemas con un sistema de escalamiento

¿Qué pasa con las herramientas y alojamiento de datos? Una buena solución a menudo se aloja centralmente con una interfaz de usuario basada en la web. A veces, la infraestructura de MPS integra herramientas con la nube.

¿Necesita un servicio a escala global?

¿Eres una organización global o una regional muy grande? ¿Puede el proveedor de MPS proveer la infraestructura del servicio de manera consistente y global? (Algunos lo hacen, pero eso tiene su propio conjunto de criterios además de los que aparecen en esta publicación). Si un proveedor dice que puede hacer una integración lista para usar con sus sistemas, prepárese para profundizar. Tenga la seguridad de que esto no será una integración lista para usarse si implica un proceso complejo y no global.

Seguridad y estándares

El uso de tecnologías y servicios externos a veces hace que la administración de TI y seguridad sea aprehensiva, pero la colaboración debe ocurrir. Las comunicaciones de dispositivos, datos y documentos deben ser seguras y encriptadas, con acceso físico controlado, como la identificación biométrica. Cuando los proveedores de MPS siguen las más altas medidas de seguridad y estándares para la recopilación de datos y comunicación entre los dispositivos, los profesionales de la seguridad pueden relajarse un poco.

Vistas del portal de la flota de sus dispositivos

Su proveedor de servicios administra sus equipos de impresión en general, pero su equipo de trabajo también puede querer visibilidad de vez en cuando. ¿Cómo le proporciona el proveedor una vista operativa de sus sistemas de imágenes? El portal es una ventana conveniente para ver información por dispositivo y servicios de toda la flota. Es un centro para controlar suministros, gestión de incidentes y recopilación de datos. Los datos de servicio, suministros y uso ayudan a su proveedor a optimizar su entorno de impresión. Su socio de MPS también debe usar el análisis de datos para mejorar los resultados comerciales y optimizar los flujos de trabajo, los documentos y el comportamiento del usuario.

Capacidades requeridas en un portal de MPS:

  • Representación visual para eliminar las conjeturas sobre la ubicación y el estado de los dispositivos
  • Dispositivos pre configurados de acuerdo a sus políticas de impresión
  • Enlaces a sistemas de informes
  • Presentar un incidente u orden de suministros y supervisar el progreso del ticket
  • Acceso a envíos de incidentes, pedidos de suministros, ubicaciones de impresoras, instalación de controladores y otros servicios
  • Obtenga manuales y otra información para el correcto uso de sus dispositivos instalados

Los paneles facilitan la visualización y el aprendizaje para usted y su proveedor, lo que a su vez contribuye a un mejor servicio, menores costos, tiempo de actividad constante y mejora continua. Es motivo suficiente para querer comprender cómo el equipo de servicio accede y administra su flota.

Generación de informes de optimización de dispositivos

Los Informes son una parte fundamental del compromiso que debe tener su proveedor de servicios gestionados. El trabajo de estas herramientas de infraestructura consiste en capturar datos y generar informes sobre sus dispositivos en red para:

  • Conocer el tiempo de actividad del dispositivo y seguimiento del uso
  • Consumo y gestión de suministros
  • Informes SLA
  • Informes de contadores y tipo de impresiones

Los informes del servicio operativo de su proveedor deben incluir informes estandarizados y personalizados que pueden exportarse en una variedad de formatos. También puede usar informes para compartir resultados con su equipo de administración.

La infraestructura está ahí todos los días en un segundo plano, realizando la inteligencia de negocios y “analitics” a favor de su empresa. Y así después de seleccionar el adecuado socio de MPS adecuado para su empresa, probablemente no tenga que pensar demasiado en la infraestructura.

Nota: Este artículo fue publicado originalmente en el blog Xerox Enterprise Matters. Para leer el artículo en inglés accede aquí.

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