Por Leah Quesada.
Todos sabemos que a los propietarios de PyMEs les toca ponerse distintos sombreros – no solamente tienen muchas responsabilidades, sino que cargan con todo el peso sobre sus hombros. Recientemente, y en colaboración con la firma de investigación Coleman Parkes, Xerox llevó a cabo una encuesta entre más de 1,000 compañías de los Estados Unidos, el Reino Unido, Francia y Alemania, con la finalidad de conocer más de cerca sus retos particulares y detectar las oportunidades que tenían en puerta. Los encuestados participantes incluyeron gerentes operativos, administradores de tecnología, propietarios y directores, lo que permitió plantear un panorama muy completo sobre las necesidades principales que enfrentan las pymes de hoy.
Así, tuvimos la oportunidad de entender qué les quita el sueño a los propietarios de pymes. Si de casualidad Ud. es uno de ellos, la respuesta seguramente no le sorprenderá. Aunque sus preocupaciones son múltiples, tres aspectos críticos encabezan la lista – a partir del papel y hasta lo digital.
En cualquier momento, en cualquier lugar y sobre la marcha
Hoy en día, la forma preferida de trabajar es remotamente: en cualquier momento, en cualquier lugar y con la expectativa de contar con un excelente nivel de conectividad, sin importar desde dónde ingresemos a nuestro email del trabajo, o desde dónde participemos en llamadas conferencia o imprimamos documentos. El 23% de los encuestados visualizan que hacia el 2018, sus dispositivos móviles estarán integrados con sus procesos de flujo de trabajo. El 66% de los encuestados incluyen a la impresión dentro de sus iniciativas de movilidad y un 27% adicional también lo hará en cuestión de un año. Sin embargo, mantenerse al día en un mundo que siempre está en marcha no es tarea fácil, siendo que más de una tercera parte siguen sin incluir a la impresión móvil dentro de sus iniciativas de movilidad (y en los Estados Unidos, cerca del 40%).
Xerox Mobile Print ayuda a enlazar cualquier dispositivo móvil a cualquier marca de impresora, de tal forma que el empleado remoto pueda contar con la conveniencia y eficiencia necesarias para cumplir con el trabajo, así también, se apoya a las pequeñas empresas a fortalecer su productividad por empleado, ya sea en la oficina o a distancia. Su alto nivel de seguridad también implica que puede estar totalmente tranquilo en aquellas escasas ocasiones en que no esté trabajando.
La seguridad es lo primero
Esto nos trae al tema de seguridad, un aspecto siempre presente para prácticamente cualquier pyme.
Las investigaciones realizadas por Coleman Parkes ahondan en el tema de seguridad y ejemplos de escenarios involuntarios muestran que un alarmante 46% de las empresas no incluyen a sus impresoras multifuncionales (en inglés MFP) dentro de sus estrategias de seguridad, a pesar de que tanto impresoras, como los equipos multifuncionales, pueden constituir la mayor amenaza de seguridad dentro de la oficina.
A continuación se detallan las principales amenazas y oportunidades relacionadas a la seguridad digital.
- Seguridad de red – Un hacker puede meterse a una red desde dispositivos periféricos, por eso es que la buena seguridad en red es fundamental para prevenir cualquier acceso remoto no autorizado, y para proteger todo tipo de datos de carácter confidencial.
- Acceso de dispositivos – Los dispositivos de acceso abierto, incluidas las impresoras sin protección, pueden representar una enorme amenaza a la seguridad. Los propietarios de empresas deben tener la capacidad de brindar o negar acceso a alguien si lo que quieren es proteger su información, ya que el acceso público a dispositivos sencillamente se vuelve un tapete de bienvenida a los hackers.
- Seguridad de los datos – La información personal y confidencial debe permanecer segura en su paso hacia, desde y a través del dispositivo, no solamente en cuanto a tener que proteger los datos, sino que también en lo que respecta a ayudar a las empresas a mantenerse en cumplimiento con toda la normatividad a nivel industria y gobierno.
- Seguridad de los documentos – Los documentos impresos en físico, al igual que en sus ediciones electrónicas, también deben mantenerse bien protegidos, garantizando que son recibidos y vistos exclusivamente por el destinatario.
Los equipos multifuncionales de Xerox vienen con la tecnología ConnectKey® que elimina la complejidad y conjetura de las tareas necesarias para asegurar información crítica. Gracias a ConnectKey, Xerox se convirtió en la primera compañía en la industria en ofrecer la llamada ‘tecnología de listas blancas’ de McAfee para impresoras multifuncionales. Esta tecnología apoya a organizaciones en la detección de accesos no autorizados o cualquier manipulación indebida, y ofrece un punto de referencia único para efectos de monitoreo, alertas e informes. Desde el encriptado en HD hasta la conectividad segura en la impresión y el correo electrónico, la tecnología ConnectKey® proporciona una variedad de maneras de proteger información empresarial de carácter crítico.
La demanda por lo digital
Desde un restaurantero hasta un médico familiar, todo propietario de empresa se ha visto afectado por el cambio de los procesos en papel hacia los procesos digitales. Se trata de un cambio fundamental en cuanto a la manera en que vivimos, cómo nos conectamos con los demás y cómo hacemos negocios cotidianamente, y que se refleja en todos los sectores industriales. Lo anterior también ha tenido un enorme impacto en nuestra vida personal y aclimatar los negocios a estas transformaciones puede ser sumamente complicado.
La investigación de Coleman Parkes revela que prácticamente todas las empresas encuestadas están interesadas en aumentar su productividad a través de flujos de trabajo mejorados, incluso un 80% de las mismas esperan mejorar sus procesos actuales de flujo de trabajo de documentos en lo que resta de este año. La pregunta para dichas empresas es, ¿por dónde empezar? Para hacerle frente a una transformación de esta magnitud es necesario contar con una estrategia sólida y bien pensada, proporcionada por quien la entienda bien. Xerox lo entiende y además, está a la cabeza en la industria, por su experiencia, conocimiento e innovación tecnológica.
Únicamente 1 de cada 5 encuestados sabía que en el mercado existen importantes soluciones libres de papel, con lo cual los socios de canal se vuelven un recurso sumamente valioso en un mundo tan cambiante. A medida que las pymes entran en este camino de la digitalización, es importante entender la manera en que la tecnología, como por ejemplo las aplicaciones en impresoras y en los servicios de impresión administrada, pueden apoyar su visión y estrategia para lograr una transformación digital exitosa.
Las impresoras multifuncionales con la tecnología ConnectKey® incluyen una variedad de soluciones ahorradoras de tiempo y dinero que además, ayudan a fomentar la productividad, como el caso del escaneo de correo electrónico hacia la nube y la aplicación Xerox® Scanning App for Docushare®. Y esto es apenas el principio. Las posibilidades incluyen un mundo completo de aplicaciones fáciles de utilizar e implementar, de enorme impacto y corta curva de aprendizaje.
Posiblemente el componente más importante de la digitalización sean los servicios de impresión administrada (Managed Print Services, MPS). El 42% de los encuestados operan con MPS, mientras que otro 40% tienen contemplada su adopción en los próximos 12 meses. Más que la impresión en sí, los MPS indicados parten de la optimización de dispositivos para ahorrar en costos. Luego saca provecho de las distintas capacidades, innovación y automatización para mejorar la seguridad, productividad y sustentabilidad de los documentos.
Para conocer más acerca de la forma en que Xerox le puede ayudar a superar los retos principales que enfrentan las pymes, entre a nuestra página, www.xerox.com o comuníquese con un socio del canal.
Nota: este artículo fue publicado originalmente en el blog Small Business Solutions de Xerox. Para leer el artículo original accede aquí.
