Seguro lo has vivido: buscas un documento y no lo encuentras. O bien, tienes diferentes versiones de un archivo y no sabes cuál es el actualizado. Estos problemas son comunes en cualquier oficina y, aunque no lo parezca, pueden afectar a tu negocio.
¿Quisieras encontrar la forma de automatizar la gestión de todos tus archivos, mantenerlos actualizados, organizados y accesibles para todos tus colaboradores? Xerox tiene la solución.
Automatiza la gestión documental
DocuShare Lifecycle Manager es una herramienta que te permite establecer reglas para revisar, archivar o eliminar archivos según tus necesidades, sin complicaciones.
- Define cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de documento.
- Programa revisiones periódicas para asegurar que la información esté actualizada y sea relevante.
- Automatiza la publicación y expiración de documentos estableciendo fechas específicas.
- Elimina automáticamente archivos obsoletos, liberando espacio y reduciendo el riesgo de errores por información desactualizada.
¿Cómo puede ayudarte en tu día a día?
- Ahorras tiempo: De acuerdo con Gartner, 47% de los empleados tiene dificultades para encontrar la información necesaria para sus actividades.
- Reduces costos: La gestión manual de documentos puede representar hasta un 21% de pérdida de productividad en una organización, según un reporte de IDC.
- Evitas el riesgo de trabajar con versiones desactualizadas que pueden generar confusiones y errores.
- Cumples con las políticas internas y externas sobre manejo de documentos.
Estos son algunos ejemplos prácticos donde DocuShare Lifecycle Manager puede ayudarte:
- En el departamento de Recursos Humanos podrás automatizar la actualización y eliminación de expedientes de empleados.
- En el área de ventas podrás asegurarte de que los materiales promocionales, las listas de precios y el directorio de clientes estén siempre actualizados para el equipo comercial.
- Tu equipo de finanzas podrá administrar los documentos contables y fiscales, estableciendo períodos de retención adecuados.
Fácil de implementar
No necesitas ser un experto en tecnología para comenzar a usar DocuShare Lifecycle Manager. Su interfaz es sencilla y te permite configurar las reglas adecuadas para cada equipo de la empresa, además, cuentas con la asesoría de Xerox.
Optimizar el manejo de tus documentos te permitirá enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. Con Xerox tendrás una herramienta confiable que te ayudará a mantener todo en orden y a ganar eficiencia en tus procesos diarios. ¡Da el siguiente paso hoy mismo!
