Atrás quedaron los tiempos de largos procedimientos. La transformación digital rediseñó los entornos de trabajo en espacios más amigables, productivos y flexibles, capaces de adaptarse a un esquema de trabajo híbrido, modelo implementado en tiempos de pandemia.
Uno de los procesos imprescindibles, sin importar el tamaño de una compañía es la facturación. Esta requiere demasiada actividad humana acompañada de largos ciclos de tareas manuales que necesitan de varias aprobaciones.
Para procesar una sola factura, una pequeña y mediana empresa puede tardar hasta 25 días, de acuerdo con Ascend Software. Este proceso no solo es tedioso, sino propenso a errores humanos que pueden llegar a retrasar las actividades y hasta dejar una mala percepción al cliente.
Según un estudio publicado en 2019, por la firma de investigación Ardent Partners, el precio de las facturas que se realizan de forma manual va entre los 12 y 30 dólares, lo cual puede resultar costoso para las empresas, sobre todo cuando van empezando.
Ante la necesidad de mejorar los tiempos de entrega y ahorrar costos, los servicios de Xerox para PyMEs ofrecen plataformas capaces de gestionar un conjunto de tareas. Por ejemplo, aprobar facturas puede ser más simple si se capturan y se almacenan en la nube. De la misma forma, los servicios de Xerox permiten archivarlas con accesos cifrados y programar copias de seguridad automatizadas sin requerir soporte o conocimiento de TI.
Como resultado, los colaboradores reducen las tareas repetitivas y se enfocan cada vez más en actividades que requieran de mayor creatividad. De acuerdo con una encuesta realizada por “The Association for Information and Image Management” en 2017, la automatización de facturas permitió ahorrar 45% del tiempo a los encuestados, inclusive 22% de ellos encontró una reducción significativa en los costos.
Notablemente, los avances tecnológicos favorecen al desarrollo de herramientas capaces de adaptarse a las necesidades de los colaboradores, promover el trabajo en equipo, gestionar los documentos de la compañía y facilitar las tareas con el objetivo de reducir costos y mejorar el rendimiento de los trabajadores.
En definitiva, las PyMEs deben adoptar la automatización para optimizar tareas como la generación y validación de facturas. Nosotros estamos preparados para facilitar ese proceso.
