Tomar fotografías desde un teléfono inteligente para muchas personas resulta cómodo para respaldar información al instante. Un caso que se presenta de manera diaria en escuelas, oficinas y para situaciones personales. Pareciera ser una buena alternativa en un inicio, sin embargo esta práctica puede generar algunas consecuencias negativas en términos de seguridad, duración y búsqueda oportuna.
Es común ver repleta la memoria de nuestros celulares por cientos de capturas realizadas a través de aplicaciones descargadas desde la Store. Tanto identificaciones (INE o licencia) como documentos, trabajos y en algunos casos hasta contratos, quedan almacenados en los teléfonos personales expuestos a que sean robados. A continuación te presentamos tres ventajas de profesionalizar la gestión documental a través del escáner, una forma de controlar nuestra información más allá de los dispositivos móviles.
Control y gestión documental
En México es común que una persona cambie de celular cada 14 meses, esto implica una tediosa tarea de migrar información desde un dispositivo a otro ocasionando que muchos datos se pierdan o no se copien de manera correcta. En este sentido es recomendable que documentos como facturas, recibos o garantías se almacenen en soluciones más profesionales que tengan acceso directo en la nube; una dinámica para realizar una búsqueda más rápida con una categorización óptima.
Seguridad completa
Tener información laboral o sobre nuestras finanzas personales en nuestro celular, puede ser sufrir un caso de vulnerabilidad cuando extraviamos el dispositivo o en el peor de los casos, por situaciones de hurto. Aun cuando sea práctico en primera instancia capturar esta información en el móvil, se tiene que gestionar a través de un escáner un nivel más correcto de profesionalización para salvaguardar documentos.
Analytics
Uno de los límites que tiene el escaneo de documentos a través de aplicaciones móviles es que no se puede extraer información. En pocas palabras, aun cuando la información esté a la mano no se puede llevar a la digitalización a otro nivel debido a que no se pueden manejar los datos para hacer análisis cualitativos o cuantitativos; este tipo de operaciones hoy en día son más necesarias y se necesita una solución sofisticada que nos permita hacer esta tarea.
Aun cuando existan aplicaciones que pueden escanear documentos de manera rápida, no se puede sustituir la profesionalización que brindan los escáneres como: imagen en alta calidad, seguridad, gestión y realización de analytics. Xerox ha desarrollado para que la digitalización atienda las necesidades para la correcta gestión de documentos, tanto de manera personal como corporativa.
