Dirigir una oficina o un emprendimiento es un reto constante, pero una buena estrategia comienza con una lista de tareas claras y soluciones efectivas.
Aquí están los cinco problemas más comunes en una oficina y cómo Xerox puede ayudar a resolverlos.
Refuerza la seguridad de la información
Tarea: Estás a punto de imprimir un contrato confidencial, pero piensas… ¿y si alguien más lo toma antes que tú?
Dato clave: El 30% de las empresas han sufrido incidentes de ciberseguridad en 2023.
Solución Xerox: Las impresoras y multifuncionales Xerox, como la serie AltaLink y VersaLink, cuentan con autenticación de usuarios, cifrado de datos y protección contra intrusiones en tiempo real, integrando herramientas como de Trellix para ofrecer un marco de seguridad de confianza cero.
Digitaliza y automatiza los flujos de trabajo
Tarea: Cada vez que necesitas un documento, te enfrentas a un laberinto de papeles y carpetas digitales… y nunca aparece cuando lo necesitas.
Dato clave: Los empleados pueden perder hasta el 36% de su tiempo buscando información en formatos físicos.
Solución Xerox: Xerox Workflow Central y Xerox DocuShare permiten digitalizar documentos físicos y automatizar su gestión, facilitando la edición, organización y acceso seguro en la nube.
Controla y reduce los costos de impresión
Tarea: En tu oficina, cualquiera imprime lo que quiere, cuando quiere. Al final del mes, el gasto en tinta y papel se dispara, pero nadie sabe exactamente en qué se fue.
Dato clave: Los costos de impresión pueden representar hasta el 3% de los ingresos anuales de una empresa.
Solución Xerox: Los Servicios Gestionados de Impresión (MPS) proporciona monitoreo en tiempo real, análisis de uso y optimización de dispositivos, reduciendo el desperdicio y optimizando costos de impresión.
Facilita la colaboración en entornos híbridos
Tarea: La mitad de tu equipo está en la oficina, la otra desde casa. Unos envían correos, otros mensajes, y al final nadie sabe dónde está la versión actualizada del archivo.
Dato clave: El trabajo híbrido puede generar “estrés tecnológico” debido a la necesidad de estar siempre conectados.
Solución Xerox: Aplicaciones como Xerox ConnectKey Apps y Xerox Workflow Central permiten escanear, convertir y compartir documentos en plataformas colaborativas.
Automatiza tareas repetitivas
Tarea: Cada día inviertes horas en tareas repetitivas: llenas formularios, respondes correos, organizas documentos… y sientes que el tiempo se te escapa.
Dato clave: La automatización puede aumentar la eficiencia operativa al reducir hasta en un 33% los costos operativos de una empresa.
Solución Xerox: Los Servicios de Captura y Contenido emplea inteligencia artificial para extraer, clasificar y procesar datos automáticamente, agilizando los flujos de trabajo y reduciendo errores manuales.
¿Por dónde empezar?
Con esta lista de tareas y las soluciones tecnológicas de Xerox, cualquier oficina puede mejorar su eficiencia, reducir costos y aumentar la seguridad de la información. Implementarlas no es solo una ventaja, sino una necesidad para cualquier empresa que quiera crecer de manera inteligente.
