Los documentos en papel son parte de la vida diaria, a pesar de que el mundo digital está avanzando y mejora la calidad de vida de los seres humanos en diversas áreas, el papel sigue teniendo importancia y validez para realizar trámites, dejar constancia de hechos, estudios, decisiones y acontecimientos que marcan el destino de la humanidad.
La transformación digital es una realidad y el surgimiento de nuevas herramientas que redefinen los actuales paradigmas de los flujos de trabajo para optimizar procesos con beneficios como el ahorro en tiempo, energía, espacio y protección al medio ambiente llevan al planteamiento de la necesidad de renovar los escáneres.
Los escáneres seguirán siendo el punto de conexión entre el mundo físico y digital, aquí unos escenarios que describen por qué es necesario invertir en un escáner:
- Los documentos en papel son parte de la rutina diaria en su oficina. Necesitan ser digitalizados durante todo el día o todo se detiene. Existen escáneres diseñados exclusivamente para la captura y la transformación digital, que pueden hacer más eficiente su actual tecnología de documentos para otras aplicaciones.
- Cuando se ofrece atención al público, como ciudadanos, clientes o pacientes, por ejemplo, que entregan formularios se corre el riesgo de crear grandes pilas de trabajo, a menos que esos datos se pongan rápidamente en línea, para ello, los pequeños escáneres de escritorio se conectan directamente a las PC, lo que permite la entrega directa de datos a las aplicaciones de TI.
- Los escáneres están diseñados para complementar las impresoras MFP. En la actualidad la mayoría de las oficinas tienen un equipo multifuncional y a pesar de que resuelve las necesidades impresión y reproducción de documentos se hacen filas debido a que la función de escáner retrasa la productividad de otras actividades, es ahí cuando se necesita un escáner independiente.
- Algunas aplicaciones necesitan escanear cosas físicas inusuales. Tarjetas de identificación pasaportes páginas del libro, documentos engrapados o maltratados. Los escáneres de escritorio están diseñados para manejar tarjetas y otros medios especiales, perfectos para aplicaciones como registros de pacientes o aduanas.
- Los sistemas de TI necesitan datos precisos e integración inteligente con sus plataformas principales ya que los datos inexactos del papel pueden dañar todo el sistema. El software del escáner está diseñado para transformar el contenido del documento, canalizarlo directamente a los datos de la aplicación de TI y hacerlo útil.
- Forzar el alimentador de documentos para lo que fue diseñado el multifuncional puede causar interrupciones y tiempo de inactividad innecesarios, por lo que las funciones de impresión y copia también disminuyen. Los escáneres departamentales de alta velocidad están diseñados para ciclos de trabajo diarios altos y pueden descargar la carga de trabajo MFP compartida.
- Si su robusto escáner de oficina tiene más de seis años, es lento y poco confiable estaría haciendo lentos los procesos en la oficina, para solucionarlo la tecnología de escaneo actual ofrece velocidad y confiabilidad a precios más bajos en paquetes más pequeños.
Los escáneres actuales están diseñados con tecnología de alta velocidad gracias a la conexión directa de PC a través de USB, software que desbloquea los datos en documentos con precisión y calidad. También soportan altos ciclos de trabajo y capacidad de volumen, así como para aplicaciones por industria.
