Escrito por Allison Zimmer
A la hora de administrar de manera más efectiva los presupuestos, la mayoría de los propietarios de PYMES vuelven su atención hacia temas como el sueldo de los empleados, el inventario de productos u otros costos duros que van en ese sentido. Es muy rara la ocasión en que los gastos de impresión salgan a relucir en estas conversaciones.
El tema es que este tipo de gastos sí se deben abordar.
Por estar habitualmente concentrados en aquellas metas de mayor envergadura, como lo son los ingresos y los objetivos de crecimiento, es fácil que aquellos rubros del presupuesto que se perciben como ‘menores’ se queden en el camino. Sin embargo, pocos propietarios de PyMES se detienen a pensar que la impresión y gestión de documentos les representa alrededor del 15% del presupuesto total que dedican al rubro de tecnología y al menos un 12% de sus recursos de TI[1]. Son montos que de ninguna manera resultan menores proporcionalmente, y de hecho podrían impactar sustancialmente el presupuesto, para bien o para mal.
A pesar de que vivimos en un mundo digital, la impresión sigue siendo importante
Aunque de entrada podría parecer que un cambio hacia flujos de trabajo 100% digitales es la vía rápida a la eficiencia y al gasto reducido, la realidad es que el 40% de los procesos de negocio siguen siendo inducidos por documentos[1] y la probabilidad es que en adelante, siga siendo el caso.
Basta ver el entorno de su oficina. Es muy posible que el papel cumpla un rol mucho más importante del que Ud. se haya percatado antes. Además, plantea una oportunidad que jamás se habría imaginado. La gestión de documentos va más allá de costos bajos de impresión. Se trata acerca de garantizar que los flujos de información a lo largo de su organización de manera fluida, predecible y eficiente. Aparte, se trata de garantizar que su equipo tenga lo necesario cuando así lo requieran, y por lo tanto, se habilite un entorno laboral realmente productivo, y se integren mayores eficiencias de costos y sobre todo, se tengan clientes y empleados contentos.
Cómo medir la eficacia de su infraestructura de impresión
Aunque parezca tarea abrumadora, la medida de su entorno de impresión se podría segmentar en tres áreas distintas. Para garantizar que se está sacando el máximo provecho a su infraestructura de impresión, es necesario tener en cuenta la manera en que la información fluye a través de su organización. ¿Existen brechas? ¿Dónde están? ¿Hay áreas funcionales que se beneficiarían de unas cuantas mejoras sencillas? ¿Cuáles son los retornos que realmente harían la diferencia? Para la mayoría de las organizaciones las preguntas deben plantearse así:
Retorno sobre la inversión. ¿Su gasto en el rubro de impresión, es el adecuado? Si no está totalmente seguro de su respuesta, lo más probable es que la respuesta sea no. El programa indicado de servicios de impresión administrada (MPS) le podría generar ahorros de hasta el 30% mediante un análisis de todos sus equipos (desde niveles de volumen y fabricación hasta quién los usa y cómo) y con ello se genera un reporte a detalle y las recomendaciones necesarias que transformarán fundamentalmente la manera en que imprime su equipo (y además le servirá para sacar las impresoras viejas tipo inkjet que sigue guardando).- Retorno sobre la productividad del usuario final. Todo el mundo desea conocer si hay alguna una forma más sencilla de realizar su trabajo, sin embargo, nadie quiere ponerse a aprender un sistema nuevo o complicado (ni quieren que la etapa de instalación o integración represente una interrupción del día a día). Un proveedor de servicios de impresión administrada con mucha experiencia tiene la posibilidad de conectar a su equipo con los sistemas y procesos indicados sin interrupciones, ahorrando tiempo, energía y estrés. Además, le ayudará a hacerle frente a otros tipos de retos como la integración de los dispositivos móvil y la nube.
- Retorno sobre su esfuerzo de TI. ¿Sabía que entre el 40 y 60% de las llamadas a soporte técnico tienen que ver con problemas de impresión? Eso quiere decir que su departamento de TI invierte la mitad de su tiempo atendiendo problemas de esa naturaleza (y procurando resolver situaciones que ponen a las personas sumamente descontentas…). Un programa eficaz de servicios de impresión administrada sirve para garantizar que se cuentan con las herramientas adecuadas para reducir el tiempo invertido en problemas de impresión, y les abre agenda para dedicarse a asuntos más importantes en el negocio.
Con tantos temas a tomar en cuenta, ¿por qué no nos permite ayudarle? Le invitamos a descargar nuestro libro electrónico Anatomy of an Intelligent Print Environment para conocer más acerca de todo lo que se necesita saber para administrar eficientemente su infraestructura de impresión, de tal forma que realmente le funcione a su organización. Desde los costos reales de los procesos que no cumplen, hasta consejos para seleccionar a los mejores proveedores de MPS, este libro explora los tres aspectos antes detallados que son los que más importan a la hora de conformar un entorno de impresión. Descárgalo ya y empieza a dar los primeros pasos hacia procesos más predecibles (y un equipo de colaboradores mucho más contento).
[1] Quocirca SMB MPS Study Europe USA High Level Exec Summary, January 2014
[2] Poor document processes lead to significant business risk, IDC
Nota: Este artículo fue publicado originalmente en el blog Small Business Solutions de Xerox.
