En el sector bancario, la eficiencia operativa es una condición de sobrevivencia inmediata: los costos suben, los márgenes se estrechan y las áreas de tecnología deben hacer más con lo mismo o con menos, por lo que renovar un contrato de servicios de impresión bajo el esquema de siempre representa una oportunidad perdida. Este es el ejemplo de cómo una institución financiera mexicana, con más de siete años de relación con Lexmark, hoy parte de Xerox, convirtió esa oportunidad en una renovación a partir del diseño de una solución más allá de la impresión.
El punto de inflexión: cuando lo que funciona ya no es suficiente
La relación comenzó en 2019 y operó con solidez durante años, lo que hacía que la renovación se sintiera casi una formalidad; sin embargo, el contexto cambió: la inflación transformó los costos y la institución necesitaba mayor visibilidad en tiempo real sobre su operación de impresión, algo que el modelo existente no ofrecía, por lo que Xerox entendió que renovar bajo el mismo esquema sería insuficiente y llegó con una propuesta de solución integral. Durante siete meses, el equipo diseñó la renovación bajo el enfoque Smart Refresh, que analizó el uso real de cada equipo para determinar qué podía continuar operando, qué debía actualizarse y cómo reconfigurar la infraestructura sin gasto de capital adicional.
Detrás de los resultados hay una arquitectura tecnológica que convierte los datos de la operación en información accionable, sostenida por tres componentes: Lexmark Data Collector Manager (LDCM), que ofrece visibilidad en tiempo real y gestiona toda la flota desde un único punto de control; MarkVision Enterprise (MVE), que automatiza firmware, configuración remota de políticas y alertas tempranas; PaperCut MF, que opera en servidores propios, con flexibilidad de migran en los últimos 24 meses del contrato a nuestra solución nativa Cloud Print Manager (LCPM) habilitando la impresión basada en la nube, e incrementando el alcance a las sucursales distribuidas a nivel nacional. A esto se suma Lexmark Security Services Nivel 1, un servicio de consultoría que establece la configuración de seguridad recomendada como base de la operación, un componente no opcional en el sector financiero, donde los documentos son activos críticos y la regulación es exigente, y que marca la diferencia entre una infraestructura que cumple y una que protege.
Los números que respaldan la decisión
- ~22% de ahorro directo en comparación con el modelo anterior
- 98% de disponibilidad operativa garantizada por SLA
- +260 dispositivos gestionados bajo el nuevo modelo
- 36 meses de vigencia del contrato, inicio febrero 2026
Más allá de los porcentajes, hay un dato que en el contexto inflacionario de 2026 vale más que cualquier descuento: los precios de click se mantuvieron, en un entorno donde la inflación rondaba el 10%, una certeza presupuestaria que no aparece en ninguna tabla comparativa, pero que el área de finanzas siente en cada cierre mensual.
El caso de esta institución financiera no se entiende sin el contexto de siete años de relación que construyeron un conocimiento profundo del cliente, sus prioridades, preocupaciones y lo que le genera valor, y permitieron a Xerox llegar a la negociación con una propuesta diseñada específicamente para ese momento; esa es la lección más transferible, los contratos de servicios gestionados se evalúan en cada mes de operación, no solo en la renovación, y esa comprensión del negocio fue lo que transformó un trámite contractual en una evolución real de la infraestructura operativa.
Hoy, la institución tiene más control, más visibilidad, menos costo y mayor certeza presupuestaria, con una plataforma de eficiencia que puede crecer con ella durante los próximos 36 meses sin inversión adicional en hardware, demostrando que un contrato de servicios, cuando se ejecuta así, deja de ser un contrato y se convierte en una alianza.
