Una auditoría de impresión revela equipos duplicados, consumibles mal utilizados y procesos por automatizar. La gestión documental le pone solución, y los resultados se ven rápido.
En muchas empresas, la impresión es uno de los gastos más subestimados del presupuesto operativo, no porque sea pequeño, sino porque nadie lo está mirando. Cuando se hace una auditoría de impresión, lo que suele aparecer puede sorprender, pues se descubren equipos duplicados, cartuchos mal usados, páginas impresas que nadie recoge y procesos que podrían automatizarse desde hace años; la buena noticia es que todo eso tiene solución, y los resultados se ven rápido.
Por ejemplo, 30% de los documentos enviados a la impresora jamás son recogidos por el usuario, lo cual representa un tercio del gasto en consumibles totalmente desperdiciado. En este sentido, las soluciones de gestión documental de Xerox están diseñadas precisamente para eso: ayudar a las organizaciones a entender qué está pasando con sus equipos, optimizar su uso y reducir costos sin sacrificar la calidad ni la operación del día a día.
¿Qué es realmente una auditoría de impresión?
Una auditoría de impresión es un diagnóstico del ecosistema de dispositivos e impresión de una empresa; contempla cuántas impresoras hay y dónde están, cuánto imprime cada equipo, qué tan eficiente es el consumo de insumos, quién imprime qué y con qué frecuencia, y si los procesos documentales actuales tienen sentido.
No se trata de recortar por recortar, busca que se tomen decisiones con información real; muchas organizaciones descubren en este proceso que tienen más equipos de los que necesitan, o bien que los tienen mal distribuidos: una impresora saturada en un área y otra prácticamente sin uso en otra.
¿Qué revela una auditoría de impresión?
- Impresiones innecesarias: correos electrónicos, borradores, documentos internos que se imprimen por hábito y no por necesidad.
- Mantenimiento reactivo: equipos que fallan porque nadie los supervisa, generando paros operativos en momentos críticos.
- Consumo desigual de insumos: tóner que se reemplaza antes de tiempo o dispositivos que usan insumos incompatibles con el volumen que manejan.
- Falta de trazabilidad: sin control de quién imprime qué, es imposible identificar áreas de mejora o asignar correctamente los costos por departamento.
¿Cómo Xerox acompaña el proceso?
Xerox ofrece herramientas y servicios que convierten la auditoría en el punto de partida de una gestión documental más inteligente; a través de su portafolio de soluciones, es posible monitorear en tiempo real el estado y uso de todos los equipos desde una sola plataforma, identificar patrones de impresión por área o usuario, automatizar la reposición de insumos antes de que se genere un paro, y recibir alertas preventivas de mantenimiento para reducir tiempos muertos.
Además de reducir el gasto directo en impresión, también libera tiempo del equipo de TI y administración, que deja de atender incidentes reactivos para enfocarse en lo que realmente importa; por ejemplo, recientemente Xerox transformó la infraestructura de un banco mexicano a través de estos servicios, demostrando que puede mejorarse sin gastar de más.
El diagnóstico es el primer paso
Muchas empresas posponen la auditoría de impresión porque parece un proceso complejo o porque asumen que el gasto no es tan significativo, sin embargo, los números cuentan otra historia: en organizaciones medianas y grandes, optimizar la gestión documental puede representar ahorros relevantes, mejoras en la productividad y una operación más sostenible.
La pregunta no es si vale la pena hacer una auditoría de impresión, es cuánto tiempo lleva sin hacerse y cuánto ha costado esa espera. Xerox tiene las herramientas, la experiencia y el equipo para acompañarte en cada etapa, desde el diagnóstico inicial hasta la implementación de una estrategia de impresión que realmente funcione para tu empresa.
