Escanear documentos con ayuda de tu celular puede parecer fácil y sencillo, pero no es recomendable.
Aquí te damos algunas razones:
- Calidad de archivo: La calidad no será la óptima en resolución ni en tamaño, así como tampoco en los datos. No podrás gestionar los datos para realizar análisis cuantitativa o cualitativa de la información. Aun cuando existan aplicaciones que pueden escanear documentos de manera rápida, no se puede sustituir la profesionalización que brindan los escáneres y perderás toda posibilidad de construir un centro de datos en la nube.
- Seguridad: La mayoría de las aplicaciones móviles para escanear no cuentan con encriptación ni ofrecen un sistema seguro para subir tus documentos a la nube para su consulta. Eso pone en riesgo los datos personales, confidenciales o la información reservada. Si decides conservar las imágenes escaneadas en tu dispositivo móvil imagina el espacio de memoria que ocupan o pregúntate qué pasaría si te lo roban o lo extravías. No solo tendrías que volver a realizar el escaneado, tu información puede caer en malas manos.
- Calidad de la imagen: Al usar tu smartphone no tienes control sobre la luz lo que resulta en partes sobreexpuestas y otras más oscuras que impiden leer con claridad la información.
Como usas los lentes de tu cámara, es poco probable que el documento quede en el ángulo adecuado, aunque la aplicación trate de corregir este defecto. Además, por ser un proceso similar al de tomar una fotografía, tu documento puede quedar fuera de foco, con problemas de iluminación y poco legible.
¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?
Escanear es una actividad simple en la que un documento cambia de formato, del físico al digital. Los archivos simplemente se graban y se les asigna un nombre para su clasificación.
Pero esta sencillez tiene algunas desventajas, la principal de ellas es que no hay una sistematización. Cada persona define cómo titular el archivo y la carpeta donde se guarda. Para consultarlo el usuario debe abrirlo y recorrer todo el contenido hasta encontrar la información que se busca.
Además, no hay garantías de seguridad, cualquier usuario puede borrar o modificar los archivos.
Cuando hablamos de digitalización existe un sistema para archivar el documento; la empresa establece campos obligatorios que todos los empleados deben respetar. Los documentos se administran a través de un programa o software que facilita su consulta y gestiona los accesos, lo que incrementa la seguridad del archivo.
Como podemos ver, las soluciones de negocio que busca una empresa a través de la digitalización pueden alcanzarse de forma más eficaz a través de escáneres profesionales, de los cuales Xerox ofrece una ampla variedad, de acuerdo con el tamaño de tus necesidades. Conócelos aquí.
